RODO

KLAUZULA INFORMACYJNA W PRZYPADKU OTRZYMANIA DANYCH OD OSÓB INNYCH NIŻ DANE DOTYCZĄ

Zgodnie z art. 14 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE informujemy:

1. W przypadku osób, które posiadają spółdzielcze własnościowe prawa do lokali Spółdzielnia przetwarza dane zawarte w aktach notarialnych, które zgodnie z art. 17² ust 4 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, notariusze przesyłają do Spółdzielni.
2. Spółdzielnia otrzymuje dane osobowe od Komorników we wnioskach o udostępnienie danych dłużników.
3. Spółdzielnia otrzymuje dane osobowe z Sądów w związku z prowadzonymi postępowaniami sądowymi oraz realizacją prac na cele społeczne przez osoby wskazane przez Sąd.
4. Spółdzielnia otrzymuje dane osobowe z Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w związku z realizacją przez tą instytucję pomocy socjalnej.
5. Spółdzielnia może otrzymywać dane z innych organów i instytucji publicznych w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami.

Możemy także pozyskiwać dane ze źródeł powszechnie dostępnych takich jak strona internetowa firmy w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w celach kontaktowych), czy z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (w celu weryfikacji informacji podanych przez Państwa, wyłącznie w zakresie tam wskazanym),

Informujemy, że Administratorem Państwa danych osobowych otrzymanych od w/w wymienionych podmiotów jest Spółdzielnia Mieszkaniowa ADS „Sośnica”, adres: ul. Pogodna 21; 44-119.

Kategorie danych osobowych, które Spółdzielnia otrzymuje

1. od notariuszy : imię i nazwisko, adres lokalu, pesel, numer dowodu osobistego, imię matki i ojca, numer aktu notarialnego, numer księgi wieczystej i inne dane zawarte w akcie notarialnym dotyczące lokalu będącego przedmiotem obrotu,
2. od Komorników Spółdzielnia otrzymuje następujące dane: sygnatura sprawy sądowej/postępowania egzekucyjnego, dane wierzyciela, imię i nazwisko dłużnika, adres dłużnika, numer dowodu osobistego, pesel, NIP, imiona rodziców, data urodzenia.
3. od Sądów Administrator otrzymuje następujące dane: wszystkie informacje, które są dołączone przez strony przeciwne postępowania sądowego (np. dochody, informacje o toczących się postępowaniach spadkowych, informacje o stanie zdrowia, informacje o zameldowaniu, dane adresowe spadkobierców, i inne dane w toku toczących się spraw)
4. od Sądów w przypadku skierowania skazanych do wykonania prac na cele społeczne, otrzymujemy: imię i nazwisko, imiona rodziców, adres zameldowania, sygnaturę sprawy, wyrok skazujący i zawarte w nim dane, decyzję w przedmiocie określenia rodzaju, miejsca i terminu rozpoczęcia pracy i zawarte w niej dane.
5. z urzędu stanu cywilnego w przypadku wnoszenia spraw o nabycie praw do spadku otrzymujemy: akty zgonu, akty małżeństwa,
6. z MOPS-u Spółdzielnia otrzymuje informację: ilości osób wchodzących w skład gospodarstwa domowego, wysokości dochodu przypadający na 1 osobę w gospodarstwie domowym , wysokość dodatku mieszkaniowego,

Państwa dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w celu:

1. realizacji przepisów dotyczących zarządzania nieruchomościami na podstawie Ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, Ustawy Prawo Spółdzielcze, Statutu Spółdzielni i wewnętrznych regulaminów.
2. dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami

Przetwarzanie danych odbywać się będzie także w celach archiwalnych, zgodnie z Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.) oraz aktami wykonawczymi, wydanymi na jej podstawie wewnętrznym Regulaminie.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest:

1. art. 6 ust. 1 lit. c oraz przepisy prawa regulujące działalność spółdzielni, w szczególności ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych, ustawa z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze, Statut Spółdzielni.
2. art. 6 ust. 1 lit. f  w zakresie dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami.

Okresy przetwarzania danych:

1. Akty notarialne otrzymane od notariuszy Spółdzielnia przechowuje w okresie niezbędnym do realizacji obowiązku wynikającego z zarządzania nieruchomością , a następnie w celach archiwalnych jako historia własności lokalu.
2. Dane uzyskane od Sądów, Urzędu Stanu Cywilnego oraz innych instytucji i organów przetwarzamy przez okres trwania postępowania, a następnie w celach archiwalnych (zgodnie z przepisami prawa lub wewnętrznym Regulaminem)
3. Dane uzyskane od MOPS-u przetwarzamy w okresie 6 lat.

Odbiorcami Państwa danych osobowych będą podmioty, którym Spółdzielnia powierzyła przetwarzanie danych w związku z realizacją: usług informatycznych, inne firmy, którym w związku z realizacją umowy głównej zostaną powierzone Państwa dane, a także inne podmioty uprawnione do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Posiadają Państwo: prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

Przysługuje państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie (00-193), przy ul. Stawki 2.

Przetwarzane przez Spółdzielnię dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji , w tym profilowaniu.

Dane osobowe zawarte w korespondencji elektronicznej są przetwarzane przez Spółdzielnię, w celu umożliwienia kontaktu e-mailowego z administratorem oraz w celu podejmowania kontaktu z adresatami, dokumentowania ustaleń dokonywanych z klientami, kontrahentami, innymi osobami, przyjmowania pism, zgłoszeń i wniosków w formie elektronicznej, ochrony przed roszczeniami oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń – przez rok od wpływu korespondencji, chyba że wiadomości zawierają treść istotną dla dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wówczas wybrane wiadomości będziemy przechowywać do 3 lat. Zawarcie w wiadomości zapytania o informacje handlowe stanowi zgodę na otrzymanie żądanych informacji handlowych drogą elektroniczną na podany przez nadawcę adres e-mail. Wyrażoną zgodę można cofnąć w każdym momencie, lecz bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.

Osobom, których dane osobowe dotyczą, przysługują wszystkie prawa wynikające z RODO, w szczególności prawo do sprzeciwu, usunięcia, dostępu do danych, przeniesienia, ograniczenia przetwarzania. Pełna informacja RODO jest dostępna na tablicy informacyjnej w siedzibie Spółdzielni oraz  <podać link to zakładki RODO w przypadku posiadania strony>.

KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

PRZEZ SPÓŁDZIELNIĘ MIESZKANIOWĄ ADS „SOŚNICA”

Zgodnie z art.13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (zwanym RODO) informujemy, że:

Administratorem Państwa danych osobowych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa ADS „Sośnica”, adres: ul. Pogodna 21, 44-119 Gliwice, tel. 32 237 04 89, email: sekretariat@ads-sosnica.pl

Zarząd Spółdzielni nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

Przetwarzanie Państwa danych odbywać się będzie w następujących celach i podstawach prawnych:

- art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - używania danych osobowych udostępnionych przez Państwa na podstawie Państwa dobrowolnej zgody (np. numer telefonu, adres e-mail, adres do doręczeń, informacje umieszczane w doręczanej do Spółdzielni korespondencji);

- art. 9 ust. 2 lit. a) RODO - używania przekazanych przez Państwa dokumentów zawierających dane o charakterze danych szczególnych kategorii (np. dokumenty załączone do pism składanych do Spółdzielni) wyłącznie w pierwszej fazie załatwienia sprawy na podstawie Państwa zgody;

- art. 6 ust. 1 lit b) RODO

podjęcia przez Spółdzielnię czynności i działań zgłoszonych na Państwa żądanie przed zawarciem umowy,

podjęcia niezbędnych czynności i działań związanych z zawarciem przez Państwa umowy ze Spółdzielnią,

podjęcia i realizacji niezbędnych czynności i działań związanych z wykonaniem zawartej
ze Spółdzielnią umowy, w związku z którą dane osobowe zostały przekazane do Spółdzielni, np. w celu nawiązania relacji w ramach umowy o współpracy, najmu, zlecenia lub innej umowy, w zależności od okoliczności;

- art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO

wykonywania przez Administratora działalności statutowej, ustawowej, gospodarczej, prowadzenia postępowań konkursowych lub przetargowych oraz świadczenia innych usług w ramach realizacji umów zawartych z osobami, którym przysługują prawa do lokali w Spółdzielni lub w celu realizacji działań wykonywanych na życzenie ww. podmiotów przed lub w związku z zawarciem umowy,

weryfikacji tożsamości osób kontaktujących się ze Spółdzielnią, wypełniania obowiązków związanych z monitorowaniem terminowości spłat należności;

- art. 6 ust. 1 lit. c) RODO

ustalenia i dochodzenia własnych roszczeń lub obrony przed zgłoszonymi roszczeniami, w tym roszczeniami związanymi z prowadzoną przez Spółdzielnię działalnością statutową, ustawową oraz gospodarczą (m.in. windykacja, egzekucja wierzytelności),

w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów,

raportowania wewnętrznego, w tym pomiędzy organami Spółdzielni,

spełnienia spoczywających na Spółdzielni obowiązków prawnych m.in. prowadzenie rachunkowości, dokonywanie zdalnego odczytu i rozliczania mediów, naliczanie opłat, prowadzenie rejestru członków i ewidencji lokali, udzielanie odpowiedzi na wnioski kierowane przez należycie umocowany organ publiczny lub sąd;

- art. 6 ust. 1 lit. d) RODO

ochrony Państwa żywotnych interesów, np. w sytuacjach losowych związanych z epidemiami, klęskami żywiołowymi i katastrofami spowodowanymi przez człowieka, oraz w przypadkach konieczności ratowania życia, zdrowia, a także ochrony majątku;

- art. 6 ust. 1 lit. f) RODO

dbałości o mienie i bezpieczeństwo w zasobach Spółdzielni poprzez system rejestracji obrazu (monitoring wizyjny),

zabezpieczania i wydawania uprawnionym osobom i organom nagrań z monitoringu wizyjnego w celach dowodowych.

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w szczególności na podstawie:

ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych,

ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze,

Statutu Spółdzielni.

Państwa dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji powyższych celów oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów, przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami przez Administratora, nie dłużej niż do dnia likwidacji Spółdzielni np. w przypadku danych ujawnionych w rejestrze członków.

Dane osobowe będą przekazywane odbiorcom danych osobowych, którzy wskażą podstawę prawną i interes prawny takim jak sądy, prokuratura, Policja, oraz podmiotom świadczącym na rzecz Spółdzielni usługi na podstawie zawartych umów tj. np. firmom świadczącym usługi sprzątające oraz usługi konserwacji i remontów, kancelariom prawnym, dostawcom internetu i oprogramowania, firmom informatycznym obsługującym Spółdzielnię oraz innym firmom świadczącym usługi na rzez Spółdzielni jeżeli przekazanie danych jest konieczne do wykonania umowy.

Państwa dane nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

Każdy ma prawo do żądania od Administratora dostępu do własnych danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

W przypadku danych pozyskanych na podstawie zgody członek Spółdzielni ma prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Każdy ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie (00-193), przy ul. Stawki 2.

Administrator nie będzie podejmował wobec Państwa decyzji będących wynikiem profilowania.

Prosimy Państwa o poinformowanie osób zgłoszonych do zamieszkiwania, korzystania z lokalu, pełnomocników, wspólników, współpracowników, osób wskazanych do kontaktu o ww. informacjach.

KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH W MONITORINGU WIZYJNYM

Zgodnie z Art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), w związku z zarejestrowaniem i utrwaleniem Pani/ Pana danych osobowych w zakresie wizerunku osoby fizycznej w systemie monitoringu wizyjnego, niniejszym informujemy:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych utrwalonych w systemie monitoringu wizyjnego na terenie Spółdzielni jest Spółdzielnia Mieszkaniowa ADS „Sośnica” w Gliwicach, dane kontaktowe: adres – ul. Pogodna 21; 44-119 Gliwice, email: sekretariat@ads-sosnica.pl, telefonicznie: 32 237 04 89; 32 413 43 60. Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych.

Monitoringiem wizyjnym objęty jest obszar zewnętrzny tj. teren wokół wiat śmietnikowych, a w szczególności wejście do wiat śmietnikowych. Rejestracji i zapisowi danych na nośniku podlega tylko obraz (bez dźwięku).

Pani/Pana dane osobowe w tym zakresie przetwarzane będą wyłącznie w celach:

zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia

przeciwdziałania zdarzeniom skutkującym powstaniem niebezpieczeństwa dla osób i mienia oraz danych znajdujących się na terenie , w tym także skutkującym powstaniem szkody lub zwiększeniem rozmiarów zaistniałej szkody;

ewentualnego ustalenia osoby - sprawcy szkody lub czynu zabronionego i wyjaśnienia istotnych okoliczności związanych ze zdarzeniem zarejestrowanym i utrwalonym w systemie monitoringu wizyjnego;

dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, w tym także po to, by móc prowadzić windykację należności, postępowania sądowe i mediacyjne;

wsparcia organów ochrony prawnej w prowadzonych przez nie postępowaniach dotyczących zdarzeń lub sytuacji zarejestrowanych i utrwalonych z użyciem systemu monitoringu wizyjnego;

przechowywania danych dla celów archiwizacyjnych, oraz po to, by zapewnić rozliczalność (tj. wykazać, że Spółdzielnia spełnia obowiązki wynikające z przepisów prawa);

Dane osobowe w zakresie wizerunku osoby fizycznej pozyskaliśmy bezpośrednio od Pani /Pana – na skutek ich zarejestrowania i utrwalenia w związku z Pani / Pana osobistą obecnością na wyżej opisanym terenie objętym monitoringiem.

Przetwarzanie danych osobowych w zakresie wizerunku osoby fizycznej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – tj. z uwagi na niezbędność dla celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez administratora danych – ta przesłanka dotyczy przypadków, gdy przetwarzanie danych osobowych jest uzasadnione z uwagi na nasze usprawiedliwione potrzeby. Prawnie uzasadnionym interesem administratora jest potrzeba realizacji celów przetwarzania danych w zakresie wizerunku osoby fizycznej, opisanych w pkt. 2 powyżej.

Pani/Pana dane osobowe, w zależności od konkretnej potrzeby, mogą być udostępniane:

kancelariom prawnym świadcząca na rzecz Spółdzielni usługi doradztwa prawnego;

innym podmiotom, jeżeli zdarzenie utrwalone z wykorzystaniem systemu

monitoringu wizyjnego dotyczy tych podmiotów, w tym w szczególności ich mienia lub personelu; bezpośrednim doradcom osób, których dane zarejestrowane i utrwalone w systemie monitoringu wizyjnego dotyczą;

firmie informatycznej serwisującej system informatyczny Spółdzielni;

firmie – operatorowi systemu monitoringu wizyjnego;

firmie świadczącej usługi utrzymania technicznego systemu monitoringu wizyjnego;

organom ochrony prawnej (np. Policja, prokuratura), sądom, organom egzekucyjnym;

innym, nie wymienionym powyżej podmiotom, na zasadach określonych w przepisach prawa.

Powyższy katalog i wyliczenie ma charakter przykładowy i w konkretnej sytuacji Pani /Pana dane będą przekazywane wyłącznie wybranym odbiorcom oraz zgodnie z uzasadnioną potrzebą.

Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej bez Pani/Pana zgody; przy czym możliwe jest przekazanie Pani/Pana danych do państwa trzeciego w sytuacji, gdy administrator poczty e-mail, z której Pani/Pan korzysta w kontaktach ze Spółdzielnią, korzysta z serwerów zlokalizowanych fizycznie poza EOG; zgoda w tym zakresie nie będzie także wymagana, jeżeli przekazanie do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej wynikać będzie z obowiązku prawnego nałożonego na administratora danych.

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 30 dni od zarejestrowania i utrwalenia, po którym to czasie będą automatycznie usunięte (nadpisywane przez nowe dane), a w przypadku prowadzenia postępowania, w związku z którym przetwarzane są dane wizerunkowe – do czasu jego zakończenia lub po wydaniu zezwolenia bądź nakazu usunięcia przez upoważniony organ władzy publicznej lub po stwierdzeniu bezprzedmiotowości bądź nieprzydatności dalszego przetwarzania danych ze względu na cel, któremu miało służyć ich przetwarzanie przez Spółdzielnię. Ze względu na to, że podstawą przetwarzania danych w zakresie wizerunku osoby fizycznej jest uzasadniony interes administratora danych, ich przetwarzanie będzie następowało do czasu istnienia tego uzasadnionego interesu (tj. do dnia, w którym dalsze przetwarzanie Pani / Pana danych osobowych okaże się nieuzasadnione ze względu na cel, jakiemu miało służyć).

W związku z przetwarzaniem przez Spółdzielnię danych osobowych przysługuje Pani/Panu:

prawo dostępu do treści swoich danych, na podstawie art. 15 RODO,

prawo do sprostowania swoich danych, na podstawie art. 16 RODO,

prawo do usunięcia swoich danych, na podstawie art. 17 RODO (prawo to nie może pozostawać w sprzeczności z obowiązującymi w Polsce aktami prawnymi),

prawo do ograniczenia przetwarzania swoich danych, na podstawie art. 18 RODO,

prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, na podstawie art. 21 RODO,

prawo do przenoszenia swoich danych, na podstawie art. 20 RODO,

w przypadku uznania przez Panią/Pana, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w zakresie utrwalonego wizerunku narusza przepisy RODO, ma Pani/Pan ponadto prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zgoda na rejestrowanie i utrwalanie wizerunku w systemie naszego monitoringu nie jest wymaga w sytuacji, gdy zamierza Pani / Pan wejść na teren objęty monitoringiem lub obecność Pani / Pana na tym terenie jest konieczna i wynika z innych okoliczności. W związku z obecnością na terenie objętym monitoringiem wizyjnym Pani / Pana wizerunek będzie zawsze rejestrowany i utrwalany w systemie tego monitoringu, bez względu na Pani / Pana ewentualny sprzeciw. Odmowa rejestracji i utrwalenia przez Spółdzielnię Pani / Pana wizerunku możliwa jest wyłącznie w drodze rezygnacji z wejścia na wyżej opisany teren. Podanie danych „wizerunkowych” ma zatem charakter obowiązkowy i następuje z chwilą wejścia na teren objęty monitoringiem; konsekwencją nie podania tych danych – poprzez rezygnację z wejścia na ten teren – jest brak możliwości zrealizowania celu Pani / Pana wizyty.

Spółdzielnia nie prowadzi zautomatyzowanego podejmowania decyzji oraz automatycznego profilowania danych osobowych. Przetwarzanie Pani / Pana danych będzie odbywało się zarówno w sposób ręczny jak i z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego.

W Spółdzielni przykładamy wyjątkową wagę do ochrony danych osobowych, które pozyskaliśmy. W tym celu wdrożyliśmy w naszej działalności Politykę Ochrony Danych Osobowych zgodną z wymogami RODO, której przestrzeganie zapewnia ochronę powierzonych nam danych osobowych przed nieuprawnionym przetwarzaniem. Postępowanie zgodnie z wprowadzoną Polityką Ochrony Danych Osobowych jest dla nas jednym z najważniejszych priorytetów.